Mit Kreativität, Flexibilität und Lebendigkeit wird Qualität erlebbar gemacht.

Die weltweite Corona-Lage hat das, was sich im Vorfeld bereits leicht abgezeichnet hat, noch stärker vorangetrieben: Teilnehmende betrachten heute Veranstaltungen anders als vor der Pandemie.

Die Erwartungshaltung ist gestiegen. Man möchte sich zukünftig authentischer begegnen, anstatt strikt und monoton mit blanken Informationen konfrontiert zu werden. Veranstaltungen sollen hochqualitativ und kreativ sein und einen stärkeren Erlebnischarakter haben, wobei die Sinnhaftigkeit von Anfang bis Ende deutlich spürbar sein sollte. Die Zeiten der reinen Treffen ohne Interaktivität scheinen gezählt. Die Bedeutung nimmt für Teilnehmende einen immer größeren Stellenwert ein. Das Event erlebt einen Mentalitätswandel. Sechs Faktoren entscheiden künftig über die Akzeptanz und den Erfolg einer Veranstaltung:

1. Erwartungen und Ziele
2. Qualität
3. Interaktivität
4. Kreativität
5. Freiheitsräume
6. Lebendigkeit

1 Das Versprechen einer Veranstaltung: dem Sinnhaften einen Namen geben

Eine Veranstaltung ist im ersten Moment nichts anderes als eine Veranstaltung. Ganz gleich, ob virtueller oder realer Natur: bedeutend ist, was man aus den Gegebenheiten macht. Ein striktes Abarbeiten der Programmpunkte vermittelt den Teilnehmenden die Inhalte auf gleichförmige Art. Der Verstand schaltet ab und die Gedanken schweifen umher. Schließlich beginnen die Zuhörenden kritisch Zweck und Ziel zu hinterfragen.

Ein Treffen sollte durchgängig von der Begrüßung bis zur Verabschiedung sinnvoll erscheinen. Was möchte man mit der Veranstaltung erreichen? Anstatt einen Informationsregen auf die Teilnehmenden loszulassen, sollten sie auf authentische Weise angesprochen und eingebunden werden. Es gilt, dem Sinn einen Namen zu geben und das Ziel klar zu definieren.

Wie macht man aus einem reinen Wissenstransfer ein authentisches Event, bei dem die Teilnehmenden sinnvolle soziale Begegnungen erfahren und einem zum lebensweltlichen Kontext passenden Ziel folgen können? Es gilt, die Erwartungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu verstehen und auf deren Bedürfnisse einzugehen. Dabei ist es auch hilfreich, die Stimmung und Trends innerhalb der Gesellschaft wahrzunehmen und hieraus Rückschlüsse auf den aktuell erforderlichen Eventcharakter zu ziehen. Ein klares und entscheidendes Ziel kann ein sinnhaftes Event ermöglichen, durch das die Teilnehmenden wachsen können und bei dem sie mehr als das Übliche geboten bekommen.

2 Mit Qualität überraschen

Qualität war schon immer wichtig. Damit die Inhalte das Gegenüber erreichen, sollten Veranstaltungen als ganzheitliche Erfahrungen erlebt werden. Um die stetig wachsende Erwartungshaltung der Teilnehmenden zu befriedigen, muss zukünftig ein ‚Wow-Moment‘ gegeben sein. Während eines Events möchten die Anwesenden emotional berührt und hochwertig aus dem üblichen Alltag herausgenommen werden.

Bei persönlichen Treffen sind neben anspruchsvollen Inhalten unter anderem eine hochwertige und gleichzeitig kreative Übermittlung der Informationen und die Lebendigkeit des Austauschs entscheidende Kriterien für die Teilnehmenden. Sind alle Komponenten aufeinander abgestimmt, wird Qualität erlebbar. 

Digitale Treffen sind wichtiger denn je. Hier ist wiederum unter anderem ausschlaggebend, dass die Benutzerfreundlichkeit stimmt, eine hohe Interaktivität gegeben ist und audiovisuelle Inhalte professionell wirken. Qualität schlägt Quantität deutlich. Im Hinblick auf Digitalveranstaltungen sind stabile Interverbindungen für alle Seiten essenziell. Für den jeweiligen Anlass geeignete digitale Features laden zu einer interaktiven Teilnahme ein, beleben den Dialog und fördern die Aufnahmefähigkeit. 

Kompetenzen im analogen und digitalen Bereich, ein großes Qualitätsbewusstsein, viel Kreativität in der Erstellung von neuen Designs und Ideenreichtum bringen überraschende Elemente in eine Veranstaltung ein. So entstehen schlussendlich unverwechselbare Events, die den Teilnehmerinnen und Teilnehmern lange im Gedächtnis bleiben.

3 Interaktive Methoden, die Sinn vermitteln

Treffen wirken oftmals wie fest einstudierte Gewohnheiten, von denen man keinen Zentimeter abweichen darf. Eine Vorgehensweise gleicht der anderen. Authentizität und kreative Entwicklungsmöglichkeiten werden vergebens gesucht. Es bleibt zu wenig Spielraum zum Nach- und Mitdenken.

Damit die Kommunikation nicht durch mangelnden Einfallsreichtum ins Stocken gerät, sollten interaktive Methoden gewählt werden, die das Sinnhafte des Treffens hervorheben und bei der Zielgruppe gut ankommen. Teilnehmende verspüren immer häufiger den Wunsch kreativ mitzuwirken. Es muss somit eine Atmosphäre geschaffen werden, in der gemeinsames Wissen und gemeinsame Erkenntnisse heranwachsen können. Bereits vorhandenes Wissen kann auf diese Weise zudem neu hinterfragt werden. Daraus wiederum kann man zu verschiedenartigen Erkenntnissen gelangen und schlussfolgernd auch ein neues Verständnis aufbauen. Eine gelungene Veranstaltung zeichnet sich durch Kreativität, Flexibilität und Lebendigkeit aus.

4 Umdenken bedeutet kreativ Mitdenken

Der Weg von einem eintönigem Treffen hin zu einem ansprechenden Event kann nur erfolgreich gemeistert werden, wenn das kreative Element auf einem Miteinander basiert. Es reicht nicht mehr aus, wenn die veranstaltende Person selbst den einzigen Input gibt. 

Teilnehmende möchten eingebunden werden, anstatt ausschließlich ein simples Meeting abzuhalten. Der Austausch innerhalb der Gemeinschaft wird dabei ebenfalls um ein Vielfaches stärker als bisher beleuchtet werden. Kleingruppen, die sich begleitet durch eine Moderatorin oder einen Moderator besprechen, erkennen eher Neues. Stille Forderungen nach Perfektionismus und eine fehlerlose Arbeitsweise hemmen das Denken und verhindern kreative Lösungen. Hier bedarf es etwas Mut, um den Austausch von Ideen zu fördern, die noch nicht bis ins kleinste Detail durchdacht wurden. Eine positive Fehlerkultur motiviert und inspiriert.

Das Ziel muss die Realisierung eines Events sein, das den Teilnehmerinnen und Teilnehmern nachhaltig in Erinnerung bleibt und ebenfalls über lange Strecken hinweg Wirkung zeigt. Die aktuellen, eher auf kurzfristige Ziele ausgerichteten Ereignisse, müssen neu erfunden werden und eine langfristige Vernetzung und die Möglichkeit einer kreativen Zusammenarbeit erlauben. 

Wie kann eine zeitgemäße Veranstaltungsatmosphäre unter sozialen Interaktionsgesichtspunkten zustande kommen? Eine professionelle Veranstaltungsbegleitung und Gruppenmoderation reagiert auf gruppendynamische Prozesse. Bei der Entscheidung über die Art und Weise, wie die Inhalte vermittelt und verarbeitet werden sollen, ist die Veranstaltungsgröße einer der wesentlichen Parameter. Unabhängig von der Teilnehmendenzahl bleibt das Ergebnis dabei dasselbe: ein sozialer Raum, in dem ein tiefgreifender Austausch auf Augenhöhe stattfinden kann.

5 Variabilität und Flexibilität: Treffen nach (keinem) Plan

Veranstaltungen weisen in der Regel ein von A bis Z festgelegtes Programm auf, von dem nur selten abgewichen wird. Die bisherige Mentalität der Veranstaltenden konzentriert sich ausschließlich auf die stetige Kontrolle aller Prozesse. Die verschiedenen Bedürfnisse der Teilnehmerinnen und Teilnehmer finden auf Grund dessen zu wenig Platz. Möchte man die Besprechungsmentalität weiterentwickeln, muss man der Unplanbarkeit und den damit verbundenen Möglichkeiten jedoch eine Chance geben. Die Anwesenden können sich für ein Event nur begeistern, wenn sie währenddessen handlungsfähig bleiben und sich ausleben können. Die ‚Wahlfreiheit‘ muss jederzeit spürbar sein.

Welche Punkte sind hierfür wichtig? Erfahrungstreffen und sogenannte Kreativwerkstätten bieten beispielsweise ausreichend Raum, um den Teilnehmenden größere Freiheiten bei der Auswahl der Themen und dem inhaltlichen Ablauf zu lassen. Auf größeren Veranstaltungen können zum Beispiel mehrere Aktivitäten parallel stattfinden. Auf diese Weise bekommen Besucherinnen und Besuchern ein umfangreiches Programm angeboten, bei dem sie selbst entscheiden, welche Inhalte für sie interessant sind.

6 Lebendigkeit: Das Denken in Bewegung bringen

Veranstaltungen finden oftmals im Sitzen statt, weil die ihr Hauptziel entweder nur als reine Vermittlung von Informationen innerhalb eines festgelegten Ablaufplans definiert wird oder aber die Räumlichkeiten vor Ort keine bewegungsfördernden Maßnahmen zulassen. Hier bleibt jedoch wertvolles Potenzial ungenutzt. 

Die Lebendigkeit steigert die Zufriedenheit der Teilnehmenden und lässt Events authentischer und spaßiger erscheinen. Ein Treffen kann lebhafter werden und Leichtigkeit vermitteln, wenn kreative Formate genutzt werden, die Umgebung und die Inhalte eine besondere Komponente besitzen oder körperliche Aktivitäten an die Veranstaltung geknüpft werden. Den Veranstaltenden eröffnen sich hier diverse Wege wie die Einbringung von Stand-Up-Meetings oder situationsgerechten Körperübungen und Outdoor-Veranstaltungsorte. Hinsichtlich digitaler Möglichkeiten gilt es, die Trends zu berücksichtigen und offen für Neues zu sein. Live-Zuschaltungen, Plattformen für interaktive Frage-und-Antwort-Gesprächsrunden oder Umfragen in Echtzeit sind hier nur einige aktuelle Beispiele.

Die Zukunft im Blick behalten: die Veranstaltung als Experimentierfeld

Schnelllebigkeit, Informationsüberfluss und globale Vernetzung gehören zu den Hauptmerkmalen unserer Zeit. Die Möglichkeiten scheinen unbegrenzt und die Auswirkungen unvorhersehbar. Dem Wandel der Zeit zu folgen und mit richtigen Entscheidungen darauf zu reagieren, ist eine der größten Herausforderungen unserer Gegenwart. Hier zählt die Bemühung, dynamisch zu bleiben und nach bestem Wissen und Gewissen zu handeln.

Im Hinblick auf unsere Arbeit bedeutet dies, dass wir stets bestrebt sind, unsere Fähigkeiten anhand der Gegenwart und der Zukunft auszurichten und Zielgruppenveränderungen wahrzunehmen. Durch das Austesten neuer vielversprechender Formate online und offline beobachten wir Trends und passen uns an. Am wichtigsten ist derzeit jedoch, schnell auf globale und gesamtgesellschaftliche Entwicklungen zu reagieren. Die Corona-Pandemie war und ist für die Veranstaltungsbranche ein schwer kalkulierbares Risiko. Durch ausreichende Planung und die Berücksichtigung geltender Maßnahmen versuchen wir hier, Sicherheit zu vermitteln. Es gilt, stets die Zukunft im Blick zu behalten.